Een nieuw systeem: Het selectietraject op de FinStones-manier

Wanneer een IT systeem op zijn eind loopt, of deze voldoet niet meer aan de eisen, wordt het tijd om een nieuw systeem te kiezen. Bij zulke systemen kun je denken aan een ERP-, EPD- of (medisch) logistiek systeem. Een nieuw systeem kiezen is een ingrijpende beslissing met directe impact op bijvoorbeeld de financiële, logistieke en inkoopprocessen.

Hoe zorg je ervoor dat het selectietraject zorgvuldig verloopt en het systeem aansluit bij de behoeften van de organisatie? In deze blog nemen we je mee met de FinStones aanpak en laten we zien hoe wij zorginstellingen begeleiden in dit traject.

Onze aanpak: van inventarisatie tot (en met) implementatie

1. Inventarisatie van eisen en wensen

Wij starten elk selectietraject met een grondige analyse van de functionele en technische eisen. We brengen de processen van de verschillende domeinen in kaart, waar de knelpunten zitten en welke specifieke wensen er zijn binnen de organisatie. Hierbij betrekken we alle relevante stakeholders, zoals finance, inkoop, (zorg)logistiek, ICT en zorgprofessionals. Aan de hand hiervan stellen we een Plan van Eisen (PvE) op.

2. Marktanalyse en leveranciersselectie

Op basis van de inventarisatie voeren wij een uitgebreide marktverkenning uit. Wij analyseren welke systemen geschikt zijn voor de zorgsector en welke leveranciers ervaring hebben met zorginstellingen. Hierna wordt een Request for Proposal (RFP) opgesteld en wordt de uitvraag gedaan aan de leveranciers.

3. Proof of Concept en demonstraties

Om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van de verschillende systemen, organiseren wij demonstraties en begeleiden we Proof of Concepts (PoC). We nodigen de leveranciers uit en zorgen dat deze relevante sessies geven. Aan de hand van de demonstraties zullen we ook evaluatiesessies organiseren waar we onze bevindingen en inzichten met elkaar delen.

4. Analyse

Aan de hand van de beantwoorde PvE en RFP, de gegeven demonstraties en evaluaties, wordt er een uitgebreide analyse gedaan. In deze analyse worden ook de kosten van een nieuw systeem meegenomen. Wij kijken verder dan alleen de licentiekosten. Implementatie, training, ondersteuning en onderhoud brengen vaak verborgen kosten met zich mee. Door een Total Cost of Ownership (TCO) analyse op te stellen, helpen wij zorginstellingen een realistisch beeld te krijgen van de totale kosten op lange termijn.

5. Besluitvorming en implementatiebegeleiding

Met alle verzamelde informatie maken we een uitgebreid onderbouwd eindrapport waarin wij ons advies geven voor het nieuwe systeem. Zo ondersteunen wij de zorginstelling bij het maken van de definitieve keuze.

Vervolgens kunnen wij ook helpen met het opstellen en natuurlijk ook het uitvoeren van een implementatieplan, inclusief een gedetailleerde planning, verantwoordelijkheden en risicobeheer, om een soepele overgang naar het nieuwe systeem te waarborgen.

Waarom kiezen voor FinStones?

Het selectietraject van een nieuw systeem is complex en vraagt om specialistische kennis. FinStones heeft ruime ervaring met IT-, ERP-, VVS, etc. selecties en implementaties in de zorgsector. Wij zorgen ervoor dat zorginstellingen een weloverwogen keuze maken en begeleiden hen van begin tot eind, met als doel efficiëntere processen en betere zorg.

Meer weten? Neem contact met ons op!